Compras y cadena de suministro: Compras que respetan sus umbrales y comprueban primero el presupuesto.
Las aprobaciones se hacen en una herramienta y las cotizaciones por correo, así que nada se concilia a tres vías.
Las facturas de flete y aranceles llegan meses después, mucho tiempo después de cerrado el pedido. Y una compra atrasada frena en silencio una actividad del programa que nadie había vinculado con ella.
Relief One, Operaciones y logística
Cómo funciona
Órdenes de compra que coinciden con sus facturas.
- Solicitar. Una solicitud de compra sigue sus umbrales (cotizaciones, exención, licitación, aprobación de la junta), y el presupuesto se comprueba antes de comprometer nada.
- Elegir. Cotizaciones o licitación, puntuadas por un comité según criterios ponderados; la orden de compra se genera y se envía por correo al proveedor.
- Recibir. Recepción de mercancías (parcial o total, informe de estado), existencias y activos registrados, factura conciliada a tres vías.
- Movilizar. Envíos con su costo puesto en destino, existencias por ubicación, activos con su responsable, viajes autorizados antes de reservarse.
Qué hace.
- Política de umbrales
- Cotizaciones, exenciones, licitaciones o aprobación de la junta, según sus umbrales.
- Control presupuestario
- Una compra espera hasta que su partida presupuestaria pueda cubrirla.
- Licitaciones y evaluación de ofertas
- Aclaraciones compartidas con todos los licitadores, declaraciones de conflicto de intereses, puntuaciones.
- Un catálogo como una tienda
- Fotos, referencias y último precio pagado; del carrito al pedido, con los controles aplicados.
- Conciliación a tres vías
- Pedido, recepción y factura conciliados antes del pago.
- Ficha del proveedor
- Gasto, acuerdos, diligencia debida, desempeño y control de cambios de datos bancarios.
- Envíos y costo puesto en destino
- Flete y aranceles imputados, para que los informes de fondos restringidos muestren el costo real.
- Viajes autorizados primero
- Las solicitudes esperan a que se validen el pasaporte, la formación en seguridad y la verificación de antecedentes.
- Preparación de los programas
- Cada compra atrasada muestra qué actividades frena.
La lista completa
- Política de umbrales como árbol de decisión
- con una calculadora.
- Control presupuestario
- No se puede comprometer dinero que el presupuesto no tiene.
- Licitaciones y evaluación de ofertas
- Invitaciones, preguntas y respuestas de aclaración compartidas con todos los licitadores, declaraciones de conflicto de intereses, puntuaciones, adjudicaciones.
- Catálogo de artículos como una tienda
- Fotos, sus referencias y las del proveedor, último precio pagado; carrito → pedido, con los controles habituales aplicados.
- Ficha del proveedor
- Gasto, cuenta regresiva del acuerdo marco, diligencia debida, puntuación de desempeño, una franja de riesgos con los motivos para no pedir.
- Control de cambios de datos bancarios
- Verificación por llamada antes de que cambien los datos bancarios de un proveedor (antifraude).
- Anticipos
- Y gastos a reembolsar: a nombre de la persona que pagó, sin darla de alta como proveedor para devolverle el dinero.
- Envíos y costo puesto en destino
- Reservado → en tránsito → retenido en aduana → entregado → costos pendientes → cerrado; flete y aranceles imputados para que los informes de fondos restringidos muestren el costo real.
- Existencias y activos
- Existencias por ubicación (bajo el punto de reposición, a punto de caducar), activos con etiqueta, responsable y estado; una salida de personal activa la recuperación de activos.
- Viajes
- Solicitudes bloqueadas hasta que se validen las autorizaciones (pasaporte, formación en seguridad, verificación de antecedentes); reservas con itinerario y costo.
- Preparación de compras para los programas
- Lo que frena cada compra atrasada, compras en la ruta crítica.
- Documentos generados
- Órdenes de compra, notas de recepción, avisos de pago, paquetes de auditoría.
Lo que marca la diferencia
- Cada documento lleva la referencia del anterior.
- Una compra atrasada muestra qué actividades está frenando.
- El flete y los aranceles llegan al fondo correcto, incluso meses después.
Con su agente de IA
Una pregunta puede abarcar varios módulos.
La IA señala una discrepancia entre orden de compra, recepción y factura; quien aprueba decide.
- A question
- “¿Qué facturas me esperan y coinciden con sus órdenes de compra?”
- Lee
- Compras y cadena de suministro, Finanzas y contabilidad de fondos, Gestión de subvenciones e informes a donantes
- Vuelve
- La cola, con orden de compra, recepción y factura comparadas
Conectado con
Comparte sus registros con estos módulos.
- Finanzas y contabilidad de fondos: ¿Cubre cada proyecto sus costos?
- Gestión de programas: Qué actividades pueden empezar, y qué las bloquea.
- RR. HH. y nómina: Personal y consultores, gestionados juntos.
- Gestión de subvenciones e informes a donantes: Lo que cada subvención aún necesita de usted.
Antes de solicitar una demo.
¿Cómo se evita el fraude con los datos bancarios de un proveedor?
Con una llamada de verificación. Un cambio en los datos bancarios de un proveedor se verifica llamándolo primero. La ficha del proveedor también muestra una franja de riesgos con los motivos para no hacerle pedidos.
¿Todos los oferentes ven las respuestas a las preguntas de aclaración?
Sí. Las preguntas y respuestas de aclaración de una licitación se comparten con todos los oferentes. Se recogen las declaraciones de conflicto de intereses, las ofertas se puntúan con criterios ponderados y se registra la adjudicación.
¿Podemos empezar solo con Compras y cadena de suministro?
Sí. Cada organización empieza con la base y luego elige sus módulos. Puede empezar con uno y añadir otros más adelante.
¿Podemos desactivar un módulo más adelante?
Puede hacerlo, y sus datos se conservan. Un módulo desactivado desaparece de los menús y de la búsqueda, y al reactivarlo se restaura.
¿Pueden importar desde nuestras hojas de cálculo y herramientas actuales?
Sí: personas, proyectos, presupuestos, políticas, archivos (incluida una importación única o una sincronización bidireccional en vivo con Google Drive) y el contenido de sus libros de cálculo actuales. Los conectores con sus otros sistemas se desarrollan como parte del proyecto.
Módulo siguiente
- Almacenes y distribución: Muestre a cada donante adónde fueron sus bienes.
Operaciones y logística
- Almacenes y distribución: Muestre a cada donante adónde fueron sus bienes.
- Flota y transporte: Viajes en terreno con un registro en cada punto de paso.
- Respuesta a emergencias y despliegues: Sepa quién puede desplegarse esta noche.
- Añadir a su Relief One
- La base: La parte que recibe toda organización.
- Relief One
Solicite una demo de Relief One.
Cuéntenos cómo trabaja su organización y qué módulos está considerando. Le mostramos Relief One en las partes que le importan.