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Proyectos y tiempo: Cada subvención se convierte en un proyecto, y las horas se registran en él.

Un donante pregunta cuántos días quedan en el contrato de su ingeniero de WASH.

La respuesta está repartida entre una hoja de cálculo de horas, un contrato en PDF y la factura del mes pasado, y cuando alguien termina de sumarlo, el contrato ya se ha excedido.

Relief One, Gestionar la organización

Cómo funciona

Horas y costos, por proyecto.

  1. Abra el proyecto. Fases (contratos) con su presupuesto en dinero y en días, equipo, entregables, archivos y contactos del financiador.
  2. Planifique el equipo semana a semana en una cuadrícula tipo hoja de cálculo; las ausencias aprobadas ya aparecen bloqueadas.
  3. Su equipo registra las horas donde se hace el trabajo; una reunión del calendario etiquetada con un código de proyecto cuenta como tiempo en ese proyecto.
  4. Vea los días consumidos hasta ahora y convierta las horas del mes pasado en la solicitud de factura.

Qué hace.

Página del proyecto
Fases, presupuesto en dinero y en días, equipo, entregables, archivos y contactos del financiador.
Línea de tiempo general
Los proyectos y sus fases lado a lado; una fase vencida aparece con el contorno en rojo.
Asignación de recursos
Una cuadrícula tipo hoja de cálculo con los días por persona y semana; las ausencias aprobadas bloquean sus días.
Registro de tiempo
Horas por proyecto o por partida presupuestaria interna, vistas personales y de equipo.
Consumo de tiempo
Días consumidos por contrato y mes, calculados a partir de las horas registradas.
Indicadores de días consumidos
Sobreconsumido, en riesgo o según lo previsto, por contrato.
Solicitudes de factura
Las horas del mes pasado se convierten en la solicitud de factura; las discrepancias se señalan antes de llegar a finanzas.
Alertas de fin de contrato
Recordatorios 30, 15 y 7 días antes de que termine una fase.
Control de cierre
Un proyecto solo se cierra cuando las facturas están pagadas y los ingresos coinciden con el contrato.

La lista completa

Página del proyecto
Datos clave, una puntuación de calidad sobre lo completa que está la ficha, pestañas de asignación, tiempo, consumo, facturas, gastos, entregables, archivos, contratos, cierre, notas, servidores y socio.
Línea de tiempo general
Todos los proyectos y fases en una misma línea de tiempo; una fase aún “activa” después de su fecha de fin aparece con el contorno en rojo.
Asignación de recursos
Escriba los días, Tab para pasar a la semana siguiente, arrastre para copiar, pegue una fila desde una hoja de cálculo; la vista Personas agrupa a todos por carga (Sobrecargado, Completo, Con margen, Nada previsto).
Registro de tiempo
Vistas personales y de equipo, por proyecto o por código presupuestario interno, respetando los husos horarios, con el registro diario de jornada donde la ley lo exige.
Consumo de tiempo
Por contrato y mes, calculado a partir de las horas registradas, con un correo de recordatorio a fin de mes que incluye sus dos botones de acción.
Indicadores de días consumidos
Sobreconsumido (>100 %), En riesgo (80–100 %), Según lo previsto.
Entregables
Con estados (No iniciado, En curso, Atrasado, Validado por el socio, Solicitud de modificación, Completado).
Solicitudes de factura
El responsable del proyecto pide a finanzas que facture; las discrepancias con el contrato (moneda, calendario, fuera del contrato) se señalan antes de llegar a finanzas.
Alertas de fin de contrato
A los 30, 15 y 7 días, y luego cada dos semanas mientras esté vencida.
Control de cierre
Revisión posterior, correo de seguimiento al socio redactado por la IA (el responsable lo edita y lo envía), encuesta de satisfacción, referencias y control de ingresos y facturas.
Servidores, claves y repositorios
Por proyecto (en los proyectos técnicos), con alertas de vencimiento.

Lo que marca la diferencia

  • No se puede cerrar un proyecto mientras haya importes sin conciliar. El cierre sigue bloqueado hasta que todas las facturas estén pagadas y los ingresos facturados se sitúen a menos del 1 % del contrato, o se explique la diferencia.
  • Las horas del mes pasado se convierten en la solicitud de factura con un clic.
  • Las ausencias aprobadas en RR. HH. aparecen automáticamente en la planificación.

Con su agente de IA

Una pregunta puede abarcar varios módulos.

Mover días entre líneas sigue siendo una propuesta hasta que el responsable del proyecto firma el cambio.

A question
“¿Qué contratos se quedarán sin días antes de diciembre?”
Lee
Proyectos y tiempo, RR. HH. y nómina
Vuelve
Una tabla de los contratos en riesgo y una propuesta para mover días (Por validar)
En las páginas de este módulo
Un correo de seguimiento redactado al cerrar un proyecto

Conectado con

Comparte sus registros con estos módulos.

En cifras

Alertas a los 30/15/7 días, umbral de cierre del 1 %, conversión de 8 h = 1 día, configurables.

Antes de solicitar una demo.

¿Qué pasa cuando una fase supera su fecha de fin?

Se envían recordatorios 30, 15 y 7 días antes de que termine una fase, y luego cada dos semanas mientras esté vencida. En la línea de tiempo general, una fase aún marcada como activa después de su fecha de fin aparece con el contorno en rojo.

¿Una reunión del calendario cuenta como tiempo dedicado al proyecto?

Sí, en cuanto lleva el código del proyecto. Las horas se registran por proyecto o por partida presupuestaria interna, se respetan los husos horarios y se lleva el registro diario de jornada donde la ley lo exige.

¿Podemos empezar solo con Proyectos y tiempo?

Sí. Cada organización empieza con la base y luego elige sus módulos. Puede empezar con uno y añadir otros más adelante.

¿Podemos desactivar un módulo más adelante?

Puede hacerlo, y sus datos se conservan. Un módulo desactivado desaparece de los menús y de la búsqueda, y al reactivarlo se restaura.

¿Pueden importar desde nuestras hojas de cálculo y herramientas actuales?

Sí: personas, proyectos, presupuestos, políticas, archivos (incluida una importación única o una sincronización bidireccional en vivo con Google Drive) y el contenido de sus libros de cálculo actuales. Los conectores con sus otros sistemas se desarrollan como parte del proyecto.

Módulo siguiente

Gestionar la organización

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Cuéntenos cómo trabaja su organización y qué módulos está considerando. Le mostramos Relief One en las partes que le importan.