Achats et chaîne d’approvisionnement: Des achats qui respectent vos seuils et vérifient d’abord le budget.

Les approbations se font dans un outil et les devis par e-mail, si bien que rien n’est rapproché à trois voies.

Les factures de fret et de droits de douane arrivent des mois plus tard, bien après la clôture de la commande. Et un achat en retard bloque discrètement une activité de programme que personne n’y avait reliée.

Relief One, Opérations et logistique

Comment ça marche

Des bons de commande qui correspondent à leurs factures.

Demander. Une demande d’achat suit vos seuils (devis, dérogation, appel d’offres, validation du conseil d’administration), et le budget est vérifié avant tout engagement.
Choisir. Devis ou appel d’offres, notés par un comité selon des critères pondérés ; le bon de commande est généré et envoyé par e-mail au fournisseur.
Réceptionner. Réception des marchandises (partielle ou totale, rapport d’état), stocks et actifs enregistrés, facture rapprochée à trois voies.
Acheminer. Expéditions avec leur coût de revient rendu, stocks par emplacement, actifs avec leur détenteur, déplacements autorisés avant d’être réservés.

Ce qu’il fait.

Politique de seuils: Devis, dérogations, appels d’offres ou validation du conseil d’administration, selon vos seuils.
Contrôle budgétaire: Un achat attend que sa ligne budgétaire puisse le couvrir.
Appels d’offres et évaluation des offres: Clarifications partagées avec tous les soumissionnaires, déclarations de conflit d’intérêts, notes.
Un catalogue comme une boutique: Photos, références et dernier prix payé ; du panier à la commande, avec les contrôles appliqués.
Rapprochement à trois voies: Commande, réception et facture rapprochées avant paiement.
Fiche fournisseur: Dépenses, accords, diligence raisonnable, performance et contrôle des changements de coordonnées bancaires.
Expéditions et coût de revient rendu: Fret et droits de douane rattachés, pour que les rapports sur fonds affectés montrent le coût réel.
Déplacements autorisés d’abord: Les demandes attendent la validation du passeport, de la formation sécurité et de la vérification des antécédents.
Préparation des programmes: Chaque achat en retard indique les activités qu’il bloque.

La liste complète

La politique de seuils sous forme d’arbre de décision: avec un calculateur.
Contrôle budgétaire: On ne peut pas engager de l’argent que le budget n’a pas.
Appels d’offres et évaluation des offres: Invitations, questions-réponses de clarification partagées avec tous les soumissionnaires, déclarations de conflit d’intérêts, notes, attributions.
Catalogue d’articles comme une boutique: Photos, vos références et celles du fournisseur, dernier prix payé ; panier → commande, avec les contrôles habituels appliqués.
Fiche fournisseur: Dépenses, compte à rebours de l’accord-cadre, diligence raisonnable, score de performance, un bandeau des risques qui donnent des raisons de ne pas commander.
Contrôle des changements de coordonnées bancaires: Vérification par rappel téléphonique avant tout changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur (antifraude).
Avances: Et notes de frais : établies au nom de la personne qui a payé, sans avoir à la créer comme fournisseur pour la rembourser.
Expéditions et coût de revient rendu: Réservée → en transit → bloquée en douane → livrée → coûts en attente → clôturée ; fret et droits de douane rattachés pour que les rapports sur fonds affectés montrent le coût réel.
Stocks et actifs: Stocks par emplacement (sous le seuil de réapprovisionnement, bientôt périmés), actifs avec étiquette, détenteur et statut ; un départ déclenche la récupération des actifs.
Déplacements: Demandes bloquées jusqu’à la validation des autorisations (passeport, formation sécurité, vérification des antécédents) ; réservations avec itinéraire et coût.
Préparation des achats pour les programmes: Ce que bloque chaque achat en retard, achats sur le chemin critique.
Documents générés: Bons de commande, bons de réception, avis de paiement, dossiers d’audit.

Ce qui fait la différence

Chaque document porte la référence du précédent.
Un achat en retard indique les activités qu’il bloque.
Le fret et les droits de douane arrivent sur le bon fonds, même des mois plus tard.

Avec votre agent IA

Une question peut traverser plusieurs modules.

L’IA signale un écart entre commande, réception et facture ; l’approbateur décide.

A question: “Quelles factures m’attendent, et correspondent-elles à leurs commandes ?”
Lit: Achats et chaîne d’approvisionnement, Finance et comptabilité des fonds, Gestion des subventions et rapports bailleurs
Revient: La file d’attente, avec commande, réception et facture comparées

Plus de cas d’usage

Connecté à

Il partage ses données avec ces modules.

Finance et comptabilité des fonds: Chaque projet couvre-t-il ses coûts ?
Gestion des programmes: Quelles activités peuvent démarrer, et ce qui les bloque.
RH et paie: Salariés et consultants, gérés ensemble.
Gestion des subventions et rapports bailleurs: Ce que chaque subvention attend encore de vous.

Avant de demander une démo.

Comment empêcher la fraude sur les coordonnées bancaires d’un fournisseur ?

Par un contre-appel. Un changement de coordonnées bancaires est d’abord vérifié en rappelant le fournisseur. La fiche fournisseur affiche aussi un bandeau des risques, c’est-à-dire des raisons de ne pas commander.

Tous les soumissionnaires voient-ils les réponses aux questions de clarification ?

Oui. Les questions-réponses de clarification d’un appel d’offres sont partagées avec tous les soumissionnaires. Les déclarations de conflit d’intérêts sont recueillies, les offres sont notées sur des critères pondérés, et l’attribution est enregistrée.

Pouvons-nous commencer avec Achats et chaîne d’approvisionnement seul ?

Oui. Chaque organisation commence par le socle, puis choisit ses modules. Vous pouvez commencer avec un seul et en ajouter d’autres plus tard.

Peut-on désactiver un module plus tard ?

C’est possible, et ses données sont conservées. Un module désactivé disparaît des menus et de la recherche, et le réactiver le restaure.

Pouvez-vous importer depuis nos tableurs et nos outils actuels ?

Oui : personnes, projets, budgets, politiques, fichiers (y compris un import ponctuel ou une synchronisation bidirectionnelle en direct avec Google Drive), et le contenu de vos classeurs existants. Les connecteurs vers vos autres systèmes sont développés dans le cadre du projet.

Module suivant

Entrepôts et distribution: Montrez à chaque bailleur où sont allés ses biens.

Opérations et logistique

Entrepôts et distribution: Montrez à chaque bailleur où sont allés ses biens.
Flotte et transport: Des missions terrain avec un pointage à chaque étape.
Réponse d’urgence et déploiements: Sachez qui peut partir ce soir.

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Le socle: Ce que chaque organisation reçoit.
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