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Políticas, documentos y protección de datos: Sepa qué versión de cada política está vigente y quién la ha leído.

Las políticas andan sueltas en archivos dispersos y nadie sabe con certeza cuál es la versión vigente.

Cada cuestionario de debida diligencia de un donante vuelve a pedir los mismos documentos. La protección de datos suma sus propios plazos legales.

Relief One, Seguridad, riesgos y cumplimiento

Cómo funciona

Políticas y documentos de debida diligencia, listos cuando se los pidan.

  1. Suba una política. La IA redacta su título, categoría, resumen, etiquetas y fechas; sigue siendo un borrador hasta que una persona la publica.
  2. Conserve las versiones. Todos leen la versión vigente; una actualización espera al lado hasta que se publica; nunca se borra nada.
  3. Tenga listo el dosier básico. Registro, estatutos, estados financieros, certificados, referencias, adjuntos a cualquier solicitud.
  4. Gestione la protección de datos. Registros de tratamiento, solicitudes de los interesados y brechas de datos, cada uno con su plazo legal.

Qué hace.

Biblioteca de políticas
Borrador, restringida, publicada, con recordatorios de fecha de revisión.
Borradores a partir de un archivo subido
La IA redacta título, categoría, resumen y fechas; una persona publica.
Versiones
Vigente, actualización en espera y anterior, comparadas lado a lado.
Leída y aceptada
Las nuevas incorporaciones leen y aceptan las políticas vigentes, con seguimiento por persona.
Documentos básicos
El dosier de debida diligencia y la ficha de la organización, siempre al día.
Consulte sus políticas
La IA responde a partir del texto completo de sus políticas.
Registros de protección de datos
Registro de tratamiento, solicitudes de los interesados y brechas de datos, con sus plazos legales.
Ayuda en protección de datos
Respuestas a preguntas de protección de datos a partir de sus propios registros y políticas, para que su DPO las revise.
El RGPD en los flujos de trabajo
Conservación y supresión de datos de candidatos, consentimiento de imagen, salidas del personal.

La lista completa

Biblioteca de políticas
Borrador / Restringida / Publicada; recordatorios de fecha de revisión; «nueva política» en el Inicio de cada persona.
Versiones
Vigente, Actualización en espera, Anterior; comparación lado a lado.
Documentos básicos y ficha de la organización
El dosier de debida diligencia para una solicitud de subvención, con la fecha de validez de cada documento.
Consulte sus políticas
La IA responde a «¿qué dice nuestra política de protección de datos sobre…?» a partir del texto completo; solo puede añadir una política como borrador.
Registro de actividades de tratamiento
con importación desde Excel.
Solicitudes de los interesados
Con su plazo de 1 o 3 meses.
Registro de brechas
Con cuentas atrás de 24 / 48 / 72 horas, una puntuación de gravedad y orientación sobre la notificación a la autoridad de control.
Plan de acción e informe anual
A partir de una lista de evidencias: la IA sugiere dónde va cada evidencia y una persona la archiva.
Ayuda en protección de datos («DPO virtual»)
Responde preguntas de protección de datos a partir de sus registros y políticas; su DPO revisa las respuestas, y no constituye asesoramiento jurídico.
El RGPD en los flujos de trabajo
Conservación de datos de candidatos y supresión a petición propia, consentimiento de imagen verificado antes de aprobar una publicación, salidas del personal.

Lo que marca la diferencia

  • Cada nueva incorporación lee y acepta las políticas vigentes.
  • Registrar una brecha inicia la cuenta atrás de 72 horas para la notificación.
  • El cuestionario de debida diligencia de un donante se responde a partir del dosier básico.

Con su agente de IA

Una pregunta puede abarcar varios módulos.

Su IA puede proponer un cambio en un procedimiento de la biblioteca de habilidades; una persona lo publica.

A question
“¿Qué cambió en la política de salvaguarda y quién tiene que leerla todavía?”
Lee
Políticas, documentos y protección de datos, Aprendizaje y formación, Espacio de trabajo: inicio, Drive, calendario y ofimática
Vuelve
Un resumen de los cambios y un recordatorio redactado (Por validar)
En las páginas de este módulo
Título, resumen y etiquetas redactados a partir de un archivo subido, y respuestas basadas en sus políticas

Conectado con

Comparte sus registros con estos módulos.

¿Necesita un delegado de protección de datos? DP4G, nuestro servicio de DPO compartido

Antes de solicitar una demo.

¿De cuánto plazo disponemos para responder a una solicitud de un interesado?

Cada solicitud lleva su plazo legal, uno o tres meses, desde el día en que llega. Las brechas tienen sus propios relojes: registrar una inicia cuentas regresivas de 24, 48 y 72 horas, con una puntuación de gravedad y consejos sobre la notificación a la autoridad de control.

¿La ayuda en protección de datos puede sustituir a nuestro DPO?

No. Responde a preguntas de protección de datos a partir de sus propios registros y políticas, y su DPO revisa lo que dice. No es asesoramiento jurídico. Para el trabajo del DPO en sí, el módulo enlaza con DP4G, nuestro portal para DPO.

¿Podemos empezar solo con Políticas, documentos y protección de datos?

Sí. Cada organización empieza con la base y luego elige sus módulos. Puede empezar con uno y añadir otros más adelante.

¿Podemos desactivar un módulo más adelante?

Puede hacerlo, y sus datos se conservan. Un módulo desactivado desaparece de los menús y de la búsqueda, y al reactivarlo se restaura.

¿Pueden importar desde nuestras hojas de cálculo y herramientas actuales?

Sí: personas, proyectos, presupuestos, políticas, archivos (incluida una importación única o una sincronización bidireccional en vivo con Google Drive) y el contenido de sus libros de cálculo actuales. Los conectores con sus otros sistemas se desarrollan como parte del proyecto.

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Seguridad, riesgos y cumplimiento

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