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Politiques, documents et protection des données: Sachez quelle version de chaque politique est en vigueur, et qui l’a lue.

Les politiques traînent en fichiers épars, et personne ne sait vraiment quelle version est la bonne.

Chaque questionnaire de due diligence d’un bailleur redemande les mêmes documents. La protection des données ajoute ses propres délais légaux.

Relief One, Sécurité, risques et conformité

Comment ça marche

Politiques et documents de due diligence, prêts quand on vous les demande.

  1. Déposez une politique. L’IA rédige son titre, sa catégorie, son résumé, ses mots-clés et ses dates ; elle reste un brouillon jusqu’à ce qu’une personne la publie.
  2. Gardez les versions. Tout le monde lit la version en vigueur ; une mise à jour attend à côté jusqu’à sa publication ; rien n’est jamais supprimé.
  3. Gardez le dossier de base prêt. Enregistrement, statuts, états financiers, certificats, références, joints à n’importe quelle candidature.
  4. Pilotez la protection des données. Registres des traitements, demandes des personnes concernées et violations de données, chacun avec son délai légal.

Ce qu’il fait.

Bibliothèque des politiques
Brouillon, restreinte, publiée, avec rappels de date de révision.
Brouillons à partir d’un dépôt
L’IA rédige titre, catégorie, résumé et dates ; une personne publie.
Versions
En vigueur, mise à jour en attente et précédente, comparées côte à côte.
Lue et acceptée
Les nouveaux arrivants lisent et acceptent les politiques en vigueur, avec un suivi par personne.
Documents de base
Le dossier de due diligence et la fiche d’identité de l’organisation, tenus à jour.
Interrogez vos politiques
L’IA répond à partir du texte intégral de vos politiques.
Registres de protection des données
Registre des traitements, demandes des personnes concernées et violations de données, avec leurs délais légaux.
Aide à la protection des données
Des réponses aux questions de protection des données tirées de vos propres registres et politiques, à faire vérifier par votre DPO.
Le RGPD dans les processus
Conservation et effacement des données des candidats, consentement à l’image, départs.

La liste complète

Bibliothèque des politiques
Brouillon / Restreinte / Publiée ; rappels de date de révision ; « nouvelle politique » sur l’Accueil de chacun.
Versions
En vigueur, Mise à jour en attente, Précédente ; comparaison côte à côte.
Documents de base et fiche d’identité de l’organisation
Le dossier de due diligence pour une demande de subvention, avec la date de validité de chaque document.
Interrogez vos politiques
L’IA répond à « que dit notre politique de protection des données sur… » à partir du texte intégral ; elle ne peut ajouter une politique qu’en brouillon.
Registre des traitements
avec import Excel.
Demandes des personnes concernées
Avec leur délai de 1 ou 3 mois.
Registre des violations
Avec des comptes à rebours de 24 / 48 / 72 heures, un score de gravité et des conseils sur la notification à l’autorité de contrôle.
Plan d’action et rapport annuel
À partir d’une liste de preuves : l’IA propose où classer chaque preuve, une personne la range.
Aide à la protection des données (« DPO virtuel »)
Répond aux questions de protection des données à partir de vos registres et politiques ; votre DPO vérifie les réponses, et ce n’est pas un conseil juridique.
Le RGPD dans les processus
Conservation des données des candidats et effacement à leur initiative, consentement à l’image vérifié avant l’approbation d’une publication, départs.

Ce qui fait la différence

  • Chaque nouvel arrivant lit et accepte les politiques en vigueur.
  • Enregistrer une violation lance le compte à rebours de notification de 72 heures.
  • Le questionnaire de due diligence d’un bailleur est rempli à partir du dossier de base.

Avec votre agent IA

Une question peut traverser plusieurs modules.

Votre IA peut proposer de modifier une procédure de la bibliothèque de compétences ; une personne publie la modification.

A question
“Qu’est-ce qui a changé dans la politique de protection (safeguarding), et qui doit encore la lire ?”
Lit
Politiques, documents et protection des données, Apprentissage et formation, Espace de travail : accueil, Drive, agenda et bureautique
Revient
Un résumé des changements, et une relance rédigée (À valider)
Sur les pages de ce module
Titre, résumé et étiquettes rédigés à partir d’un fichier déposé, et réponses tirées de vos politiques

Connecté à

Il partage ses données avec ces modules.

Besoin d’un délégué à la protection des données ? DP4G, notre service de DPO mutualisé

Avant de demander une démo.

De combien de temps disposons-nous pour répondre à une demande d’exercice de droits ?

Chaque demande porte son délai légal, un mois ou trois, à compter du jour de sa réception. Les violations ont leurs propres chronomètres : en enregistrer une lance des comptes à rebours de 24, 48 et 72 heures, avec un score de gravité et des conseils sur la notification à l’autorité de contrôle.

L’aide à la protection des données peut-elle remplacer notre DPO ?

Non. Elle répond aux questions de protection des données à partir de vos propres registres et politiques, et votre DPO vérifie ses réponses. Ce n’est pas un conseil juridique. Pour le travail du DPO lui-même, le module renvoie vers DP4G, notre portail DPO.

Pouvons-nous commencer avec Politiques, documents et protection des données seul ?

Oui. Chaque organisation commence par le socle, puis choisit ses modules. Vous pouvez commencer avec un seul et en ajouter d’autres plus tard.

Peut-on désactiver un module plus tard ?

C’est possible, et ses données sont conservées. Un module désactivé disparaît des menus et de la recherche, et le réactiver le restaure.

Pouvez-vous importer depuis nos tableurs et nos outils actuels ?

Oui : personnes, projets, budgets, politiques, fichiers (y compris un import ponctuel ou une synchronisation bidirectionnelle en direct avec Google Drive), et le contenu de vos classeurs existants. Les connecteurs vers vos autres systèmes sont développés dans le cadre du projet.

Module suivant

Sécurité, risques et conformité

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