Relief Applications

PE&D - Sistema de gestión documental (SISEO)

Planète Enfants & Développement (PE&D) tenía prácticas de almacenamiento de documentos fragmentadas y una colaboración desigual entre su sede y sus equipos de terreno, lo que provocaba pérdidas de datos y una trazabilidad limitada. El proyecto SISEO se puso en marcha para aportar estructura, coherencia y gobernanza al ecosistema digital de PE&D.

Cliente
Planète Enfants & Développement
Periodo
Jun 2025–Jul 2026
Equipo
3 personas
Servicios
Gestión de la información y MEAL, Formación
Tecnologías
Google Workspace
Sector
Child Protection
ODS
16. Peace, justice and strong institutions
Sitio web del cliente
planete-eed.org

El proyecto SISEO apoyó a Planète Enfants & Développement (PE&D) en la mejora de su sistema de gestión documental y de colaboración. Relief Applications realizó un diagnóstico completo de las prácticas existentes y diseñó de forma conjunta una estructura unificada de Google Workspace, políticas y un paquete de formación para reforzar la eficiencia interna y la gobernanza en la sede y en las oficinas de terreno de PE&D.

PE&D tenía prácticas de almacenamiento de documentos fragmentadas y métodos de colaboración desiguales entre sus equipos, lo que provocaba pérdidas de datos y una trazabilidad limitada. La iniciativa SISEO se puso en marcha para aportar estructura, coherencia y gobernanza al ecosistema digital de PE&D, y a la vez fomentar un entorno colaborativo y seguro para todos los usuarios.

Relief Applications comenzó con una fase de diagnóstico completa, con encuestas y entrevistas al personal tanto en la sede como en terreno. A partir de estos resultados, creamos conjuntamente una arquitectura unificada de Google Workspace, definimos los derechos de acceso y establecimos una gobernanza compartida y convenciones de nomenclatura. El proceso combinó el diseño participativo y una gestión del cambio paso a paso.

Diseñamos e implementamos una estructura de carpetas estandarizada en Google Drive, elaboramos documentación fácil de usar (guías, videos, preguntas frecuentes) e impartimos formación específica para facilitar la adopción por parte de los equipos. El proyecto también incluyó recomendaciones posteriores al despliegue para garantizar la sostenibilidad a largo plazo y la transferencia de conocimientos.

Este proyecto muestra la capacidad de Relief Applications para ofrecer soluciones de transformación digital y gestión documental adaptadas a las ONG. Pone de relieve nuestra capacidad para diagnosticar entornos de información complejos, crear conjuntamente sistemas eficientes en Google Workspace y asegurar su adopción mediante formación y acompañamiento a medida. La metodología SISEO puede replicarse en organizaciones que buscan mejorar la gestión interna del conocimiento y la colaboración.

El reto

  • Almacenamiento de documentos fragmentado
  • Falta de gobernanza compartida
  • Baja adopción por parte de los usuarios
  • Estandarización limitada

Lo que hicimos

  • Arquitectura de carpetas unificada
  • Marco de gobernanza
  • Formación específica
  • Documentación fácil de usar
Sistema de gestión documental (SISEO), Planète Enfants & Développement: screen 1 Sistema de gestión documental (SISEO), Planète Enfants & Développement: screen 2

Más proyectos