Relief Applications

PE&D - Système de gestion documentaire (SISEO)

Planète Enfants & Développement (PE&D) faisait face à des pratiques de stockage des documents fragmentées et à une collaboration inégale entre son siège et ses équipes terrain, d’où des pertes de données et une traçabilité limitée. Le projet SISEO a été lancé pour apporter structure, cohérence et gouvernance à l’écosystème numérique de PE&D.

Client
Planète Enfants & Développement
Période
Jun 2025–Jul 2026
Équipe
3 personnes
Services
Gestion de l’info et MEAL, Formation
Technologies
Google Workspace
Secteur
Child Protection
ODD
16. Peace, justice and strong institutions
Site du client
planete-eed.org

Le projet SISEO a aidé Planète Enfants & Développement (PE&D) à améliorer son système de gestion documentaire et de collaboration. Relief Applications a réalisé un diagnostic complet des pratiques existantes et co-conçu une structure Google Workspace unifiée, des politiques et un dispositif de formation, afin de renforcer l’efficacité interne et la gouvernance au siège et dans les bureaux terrain de PE&D.

PE&D faisait face à des pratiques de stockage des documents fragmentées et à des méthodes de collaboration inégales entre ses équipes, d’où des pertes de données et une traçabilité limitée. L’initiative SISEO a été lancée pour apporter structure, cohérence et gouvernance à l’écosystème numérique de PE&D, tout en favorisant un environnement collaboratif et sûr pour tous les utilisateurs.

Relief Applications a commencé par une phase de diagnostic complète, avec des enquêtes et des entretiens auprès des équipes, au siège comme sur le terrain. À partir de ces enseignements, nous avons co-créé une architecture Google Workspace unifiée, défini les droits d’accès, et établi une gouvernance partagée et des conventions de nommage. Le processus a combiné conception participative et accompagnement du changement pas à pas.

Nous avons conçu et mis en place une structure de dossiers standardisée sur Google Drive, produit une documentation facile à utiliser (guides, vidéos, FAQ) et dispensé des formations ciblées pour favoriser l’adoption par les équipes. Le projet comprenait aussi des recommandations après déploiement pour assurer la durabilité et le transfert des connaissances.

Ce projet illustre la capacité de Relief Applications à mener des solutions de transformation numérique et de gestion documentaire adaptées aux ONG. Il met en avant notre aptitude à diagnostiquer des environnements d’information complexes, à co-créer des systèmes efficaces sur Google Workspace et à garantir l’adoption grâce à une formation et un accompagnement sur mesure. La méthodologie SISEO est reproductible pour les organisations qui cherchent à améliorer leur gestion des connaissances et leur collaboration en interne.

Le défi

  • Stockage des documents fragmenté
  • Absence de gouvernance partagée
  • Faible adoption par les utilisateurs
  • Standardisation limitée

Ce que nous avons fait

  • Architecture de dossiers unifiée
  • Cadre de gouvernance
  • Formation ciblée
  • Documentation facile à utiliser
Système de gestion documentaire (SISEO), Planète Enfants & Développement: screen 1 Système de gestion documentaire (SISEO), Planète Enfants & Développement: screen 2

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